税务文书是将税收法规在各个办税环节的具体规定，通过法定的文书形式加以规范化和具体化而形成的书面材料，是执行税收法规的书面凭证和依据。

• 税务事项通知书
• 责令限期改正通知书
• 税收保全措施决定书
• 税收强制执行决定书
• 税务检查通知书
• 税务处理决定书
• 税务行政处罚决定书
• 行政复议决定书
• 其它税务文书

长期以来，在税务管理、税款征收、税务检查的过程中，“重实体、轻程序”的现象十分严重。实际上，实体合法，程序不一定合法，但程序不合法，实体一定不合法。税务机关在日常的征、管、查工作中必须严格遵守法定的程序，税务文书的送达是税务机关履行合法程序的一个重要环节。所以我们应该对税务文书的送达作一些了解。

首先，我们必须了解税务文书送达的几种方式，根据《税收征收管理法实施细则》的有关规定，现行税务文书送达方式有五种：

一、直接送达。即税务机关将税务文书直接送交给受送达人的方式。

二、留置送达。即受送达人或者其他签收人不具有法律上的理由拒绝签收税务文书的，送达人将税务文书留置于受送达人处的送达方式。

三、委托送达。是指税务机关把应当送给当事人的税务文书，委托其他有关机关或者其他单位代为送达的一种方式。

四、邮寄送达。即税务机关通过邮局，采用挂号函件将税务文书邮寄给受送达人的送达方式。

五、公告送达。当同一送达事项的受送达人众多或者采用以上四种送达方式均无法送达的，税务机关以张贴公告、登报等方式或者利用广播电视等传播媒介，将税务文书有关内容告知当事人的送达方式。

其次，我们应该掌握五种税务文书送达方式的具体运用。由于各种送达方式都有自己的特点，如能加以灵活运用，将收到事半功倍的效果。

一、目前，在这五种文书送达方式中，我们首先应当采用直接送达，将税务文书直接送交受送达人，这也是税务机关普遍采用的一种方式。在采用直接送达方式时应该注意三个方面：第一，受送达人是公民的应当由本人直接签收；本人不在的，交其同住成年家属签收。第二，受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织的财务负责人、负责收件的人签收。第三，受送达人有代理人的，也可以送交其代理人签收。

二、当受送达人拒收文书时，可以采用留置送达方式，但应该注意几个问题，第一，前题必须是受送达人拒收文书；第二，采取这种方式时，必须要有见证人并到场说明情况。见证人可为有关的主管部门、基层组织、公安派出所、街道办事处、居民(村民)委员会的单位代表或其它有关人员；三是在送达回证上记明拒收理由和日期，并由送达人和见证人签名或者盖章。

三、直接送达税务文书有困难的，可以采用：第一、委托送达方式，如受送达人是军人，或受送达人被监禁的，或受送达人被劳动教养的，应采用委托送达方式，委托有关行政单位或其他单位代为送达。第二、邮寄送达方式，邮寄在受送达对象较多、并且较为分散时可以得到广泛的应用。这样一方面是有第三方见证即邮政部门；另一方面，邮寄相对于直接送达来说还可以节约征税成本。采用邮寄送达的，以挂号函件回执上注明的收件日期为送达日期，并视为已送达。

四、在受送达对象数量众多、成分复杂、分布广泛的情况下，采用其他送达方式将很难实现，税务机关应采用公告送达方式，这样可以减少直接送达所带来的不便，节约大量的税收成本。采用公告送达税务文书的，自公告之日起满30日，即视为送达。

最后，我们还应重视税务文书送达回证的签写。税务文书送达回证是税务机关是否已送达税务文书的一个证明，只有正确、完整、合法、真实地签写送达回证，才能确保执法的程序不违法。所以在签写税务文书送达回证时应该注意以下三点：

一、填写送达文书名称一栏时，税务文书名称和文书种类编号必须要正确填全。

二、填写受送达人一栏时，受送达人名称必须和送达文书中受送达人名称一致。

三、填写受送达人和代收人签名或盖章一栏时，应注意受送达人和代收人的区别。受送

达人是公民的，本人直接签收时应在受送达人一栏签名或盖章；由同住成年家属签收时应在代收人一栏签名或盖章，并注明代收理由以及与受送达人的关系。受送达人是法人或者其它组织的，法人的法定代表人、其他组织的主要负责人直接签收时，应在受送达人一栏签名或盖章；由该法人、组织的财务负责人、负责收件的人及代理人签收时，应在代收人一栏签名或盖章，同时注明代收理由以及代收人的身份，并加盖该法人、组织的公章。由企业财务人员签收不加盖该公章的做法我认为是错误的，这样不会产生法律上的送达效力。

税务机关在送达文书时，要讲究策略，文书送达方式应灵活运用。只有充分掌握税务文书送达的方式、步骤、时限、次序以及税务文书送达回证的签写工作，执法程序才不会违法，行政行为才能真正合法有效。

直接从事征收、管理、稽查的征管单位负责税务文书的收集、整理和归档工作。

税务文书的收集按照：1、税务登记类；2、账簿凭证类；3、发票管理类；4、纳税申报类；5、税款征收类；6、税务检查类；7、复议、诉讼类进行分类收集。

主管税务机关制作执法税务文书时应当制作一式三份，一份应当事人执行，一份留本机关存档，一份备查或作移交用。结论性文书还应制作副本交税收会计作会计核算的原始凭证。

征收机关收集的税务文在收集后十日内交管理机关处理，并由管理机关负责归档，稽查机关收集的税务文由稽查部门负责归档，并在结案后三十日内将涉案资料的副本或复印件交被查纳税人的主管税务机关归档。

需要移交司法机关查处或申请人民法院强制执行的案件，主管税务机关应当保留税务文书与涉税有关的原始资料的副本或复印件，并由主管税务机关归档。

稽查机关查处案件需要调用主管税务机关税务文书的，由主管税务机关移交副本或复印件，原件由管理机关归档。

资料收集中取得的税务文书的副本或复印件应当由提供机关(个人)加盖印章(或签字)，证明与原件一致。

税务文书根据管理的需要可分为综合类税务文书和分户类税务文书。综合类税务文书综合整理归档，分户类税务文书装入分户档案，重、特大税务案件的税务文书应当单独整理立卷保管。

税收征管各环节中基层税务机关各业务部门收集的税务文书，在执行完毕后应及时整理，并移送档案管理人员归档。

税务文书在归档时应按保管期限分年度、分户、分类整理。应归档的税务文书要求文字清楚、内容完整、手续齐全。归档的文书应按税收征管环节、时间顺序依次排列，结论性文书在前，证据性文书在后。

永久、长期保管的税务文书必须去掉金属物，短期保管的文书可保持原装订方式。

归档税务文书必须是税收征管各环节处理完毕后的正式资料。归档的税务文书应依据分类方案和文书编号编制目录，目录的标题应按所归档的文书分类填写，并按文书的先后排列顺序编写页码。

基层税务机关整理完毕的税务文书和资料，应在次年五月底前移交档案室归档。

税务稽查部门的税务文书、管理部门的专项工作形成的税务文书，应在任务完成后六十日内将归档文书整理移交档案室归档。

税务机关在税务管理活动中形成的税务文书，均应集中统一保管，税务机关应当根据档案管理法规的要求管理、使用税务文书档案。

根据《税收征收管理法》和档案管理法规的规定，税务文书的保管期限按规定分为永久性、长期性和短期性三类。

(一)永久性保管类

1、按照《税务稽查工作规程》的有关规定，凡定性为偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税；伪造、倒卖、虚开、非法代开发票、私自制作伪造发票监制章、发票防伪专用品等并进行行政处罚的案件，其案卷保管期为永久。

2、按照《全国税务档案管理办法》的规定，确定为特大案件的案卷，其保管期限为永久；确定为重要案件的案卷，其保管期限为长期(50年)。

(二)长期保管类

长期保管类档案是指一般税务行政处罚案卷；一般案件和撤销案卷，保管期为十五年。

(三)短期保管类

短期保管类文书是税收征管中形成的一般税务文书，保管期为十年。

具体包括：税务登记类案卷；发票管理类案卷；纳税申报类案卷；只补税未进行行政处罚的案卷或经查实给予退税的案卷等。

税务文书保管期满后，应严格按照档案管理法规的要求，履行报批手续、编制销毁档案清册，实行监督销毁。

税务文书档案的调阅、复制、移送应严格遵守档案管理的有关规定，履行必要的手续，并保守档案的秘密。

(1)凡国家税务机关送达的税务文书，受送达的纳税人是公民的，应当由本人直接签收；本人不在，可委托同住的成年家属或代理人签收。

(2)凡国家税务机关送达的税务文书，受送达的纳税人是法人或其他组织的，应当由法定代表人、其他组织的主要负责人或者指定的收件人签收。有代理人的，也可委托代理人签收。

(3)税务文书一经送达即产生法律效力，受送达人如不在法定期限内以法定方式提出异议，应当自觉履行受送达的税务文书确定的义务。

在税收执法检查的过程中，我们不难发现，各执法单位在适用和制作税务执法文书中不同程度地存在一些不规范的问题。

一是文书填写制作不严肃。如税务文书缺项、漏章、无经办人等问题，在各单位大同小异、程度不同；

二是文书送达过程不严肃。《送达回证》无时间、无地点、无送达人、无签收人以及拒签无原由、无见证人的问题，在基层较为普遍；

三是文书使用程序不严肃。部分单位存在着文书使用“倒置”的问题，个别单位在执法过程中的一些环节，甚至不制作、不使用税务文书。

这些问题和现象，反映出部分执法单位和执法人员对税务文书的重要性认识不高、严肃性认识不够，必须加以端正和纠正。

解决适用税务文书存在问题的对策

(一)对税务文书的作用必须提高“三个认识”

税务文书是税务机关为规范征纳双方税务法律行为和法律责任，依法制作的具有法律效力或法律意义的专用凭证和书面证明。由此可见，税务文书在税收执法过程中的地位和作用是十分重要的。

(1)税务文书是税收执法权力的直接体现。依据相关法律、法规和规章的规定，税务机关在行使税务管理权、税收征收权、税务检查权以及税务违法处理权等税收执法权时，必须依法制作具有法律效力的专用凭证，即税务文书。税务文书是税务机关依法履行职权、行使税收执法权力的书面反映和直接体现。

(2)税务文书是税收执法规范的书面反映。税务文书的制作和使用规范，可以说是税收执法程序、执法权限、执法行为规范的综合反映，更是部门执法水平、执法质量的客观反映。

(3)税务文书是税收执法效力的合法凭证。它是税务机关行使职权、依法治税的基本载体，是税收执法效力的合法凭证，同时，它还是纳税人履行法律义务、保护正当权益的合法凭证，当征纳双方发生税务争议时，税务文书是保障税务机关依法行使职权、保护纳税人及其他当事人合法权益、界定征纳双方法律责任的法律凭据和证明。

(二)对税务文书的选择必须做到“三个一致”

税务文书的种类很多，按不同的标准，可将其分为不同的种类。如按表述方式不同，可分为叙述式文书和填写式文书；按税收征管环节划分，可分为检查类、复议类、执行类等。选择使用文书必须准确、无误，做到“三个一致”。

(1)文书选择必须与执法行为相一致。税务文书贯穿于税务征管活动的各环节、各程序，并随着税收执法的具体行政行为的发生而产生。这就要求我们在实施具体的执法行为时，必须选择相应的、准确的税务文书，税务文书必须与具体执法行为相一致，切不可张冠李戴，混淆适用或代替使用。

(2)文书选择必须与执法程序相一致。程序是法律的生命，从法律意义上讲，执法行为必须要与执法程序相吻合，伴随着执法程序和行为而产生的税务文书也必须要与执法程序相一致，绝对不能逾越程序而出现税务文书“超前”或“滞后”、甚至“空白”的问题。也就是实体与程序并重。

(3)文书选择必须与执法事实相一致。税务行政执法必须以事实为依据，以法律为准绳。因此，在选择文书时，既要弄清事实，更要分清情形，准确适用文书，切不可发生文书的“名”与执法的“实”不相符而导致风马牛不相及的错误。

(三)对税务文书的制作必须达到“三个规范”

制作税务文书是税务机关日常征收管理工作的重要内容，它直接反映税务机关和税务人员的执法水平。税务文书一经生效，便产生一定的法律后果和法律责任。因此，制作税务文书一定要严谨、仔细和认真。

(1)文字要严谨规范。适用填写式税务文书应首先熟悉、了解全部栏目以及各栏目中该填写的内容，不能漏填错填，需摘要填写的，应简明扼要、完整准确，还要符合格式要求。同时，在制作各类税务文书时，必须以事实和证据为“支撑”，表述要客观、明细，字迹应当工整、清楚，不得涂改，不能使用易产生岐义的词语，以保证文书的严肃性、准确性。

(2)数据要准确规范。数据是税务文书的重要组成，是界定纳税人履行法定期限、履行法律责任的一个“标尺”。税务文书中的数据包括日期、税额、罚款以及相关数据间的比例等。制作税务文书的日期必须准确、无误，不得遗漏，各项目数额之间的逻辑关系必须吻合，大小写必须相符；数据书写必须工整、规范、符合撰写要求。

(3)手续要完备规范。税务文书制作完毕须经核对，看文书制作内容是否齐全、规范、准确后，制作人以及相关人员须手写签名，并按照法定权限，呈报给有关负责人审批、签名，审批人应当结合事实，再次对税务文书进行全面、细致的审查、复核，确认无误后，写明制发文书的税务机关，注明年、月、日，并加盖符合执法主体资格的机关印章，制发机关与印章单位称谓必须一致，方能予以送达。

(四)对税务文书的送达必须严格“三个法定”

税务文书的送达，是税务执法的一个重要环节，是税务文书发生法律效力的前提条件。送达税务文书必须按照法定方式、对象和手续进行。

(1)严格法定方式。《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》第八章“文书送达”对税务文书的送达方式作出明确规定，在选择送达方式时，应客观分析受送达人的具体形式，采取直截、恰当的送达方式，确保文书快捷、准确地送到受送达人处，切不可主观臆断。

(2)严格法定对象。税务文书的送达人、受送达人必须是法定、特指的对象，切不可越俎代庖。当法定代表人不在时，应该与财务负责人或负责收件的人取得联系，并由其签收文书，以此来保证文书送达的合法性。

(3)严格法定手续。送达税务文书必须使用《送达回证》，并应做到“一书一证”。《送达回证》由送达人写明送达文书名称、送达时间、送达地点并签名后，交由受送达人或规定的其他签收人签名或盖印并记明收到日期。当受送达人拒绝签收文书时，送达人应当邀请其他人员到场，说明情况，在《送达回证》上注明拒收理由和日期后，交邀请的见证人注明身份并签名或盖章，以明晰送达人、受送达人及见证人的责任，维护和保障税务文书的法律效力。