索赔报告是向对方提出索赔要求的书面文件，是承包人对索赔事件的处理结果，也是业主审议承包人索赔请求的主要依据。

1．索赔事件应真实

这是索赔的基本要求，索赔的处理原则即是赔偿实际损失。所以，索赔事件是否真实，直接关系到承包商的信誉和索赔能否成功。如果承包商提出不真实、不合情理、缺乏根据的索赔要求，工程师应予拒绝或者要求承包商进行修改。同时，这可能会影响工程师对承包商的信任程度，造成在今后工作中即使承包商提出的索赔合情合理，也会因缺乏信任而导致索赔失败。所以，索赔报告中所指出的干扰事件，必须具备充分而有效的证据，予以证明。

2．责任划分应清楚

一般来说，索赔是针对对方责任所引起的干扰事件而作出的，所以索赔时，对干扰事件产生的原因应做客观分析，以及承包商和业主应承担的责任，只有这样，索赔才算公正合理。

3．有合同文件支持

承包商应在索赔报告中直接引用相应的合同条款，同时，应强调干扰事件、对方责任、对工程的影响以及与索赔之间的直接的因果关系。

4．编写质量要高

索赔报告应简明扼要、责任清楚、条理清晰，各种结论、定义准确，有逻辑性，索赔证据和索赔值的计算应详细准确。

索赔报告的具体内容，随该索赔事件的性质和特点而有所不同。但从报告的必要内容与文字结构方面而论，一个完整的索赔报告应包括以下四个部分。

(1)总论部分。一般包括以下内容；序言；索赔事项概述；具体索赔要求索赔报告编写及审核人员名单。

文中首先应概要地论述索赔事件的发生日期与过程；施工单位为该索赔事件所付出的努力和附加开支；施工单位的具体索赔要求。在总论部分中，附上索赔报告编写组主要人员及审核人员的名单，注明有关人员的职称、职务及施工经验，以表示该索赔报告的严肃性和权威性。总论部分的阐述要简明扼要，说明问题。

(2)根据部分。本部分主要是说明自己具有的索赔权利，这是索赔能否成立的关键。根据部分的内容主要来自该工程项目的合同文件，并参照有关法律规定。该部分中施工单位应引用合同中的具体条款，说明自己理应获得经济补偿或工期延长。

根据部分的篇幅可能很大，其具体内容随各个索赔事件的特点而不同。一般地说，根据部分应包括以下内容：索赔事件的发生情况；已递交索赔意向书的情况；索赔事件的处理过程；索赔要求的合同根据；所附的证据资料。

在写法结构上，按照索赔事件发生、发展、处理和最终解决的过程编写，并明确全文引用有关的合同条款，使建设单位和监理工程师能历史地、逻辑地了解索赔事件的始末，并充分认识该项索赔的合理性和合法性。

(3)计算部分。索赔计算的目的，是以具体的计算方法和计算过程，说明自己应得经济补偿的款额或延长时间。如果说根据部分的任务是解决索赔能否成立，则计算部分的任务就是决定应得到多少索赔款额和工期。前者是定性的后者是定量的。

在款额计算部分，施工单位必须阐明下列问题：索赔款的要求总额；各项索赔款的计算，如额外开支的人工费、材料费、管理费和损失利润；指明各项开支的计算依据及证据资料，施工单位应注意采用合适的计价方法。至于采用哪一种计价法，应根据索赔事件的特点及自己所掌握的证据资料等因素来确定。其次，应注意每项开支款的合理性，并指出相应的证据资料的名称及编号。切忌采用笼统的计价方法和不实的开支款额。

(4)证据部分。证据部分包括该索赔事件所涉及的一切证据资料，以及对这些证据的说明，证据是索赔报告的重要组成部分，没有翔实可靠的证据，索赔是不能成功的。在引用证据时。要注意该证据的效力或可信程度。为此，对重要的证据资料最好附以文字证明或确认件。例如，对一个重要的电话内容，仅附上自己的记录是不够的，最好附上经过双方签字确认的电话记录；或附上发给对方要求确认该电话记录的函件，即使对方未给复函，亦可说明责任在对方，因为对方未复函确认或修改，按惯例应理解为他已默认。

索赔报告一定要在索赔事件发生后的有效期(一般为28天)内报送，过期索赔无效。对于新增的工程量、附加工作等应一次性提出索赔要求，并在该项工程进行到一定程度，能计算出索赔额时，提交索赔报告；对于已征得监理工程师同意的合同外工作项目的索赔，可以在每月上报完成工程量结算单的同时报送。

索赔报告必须附有支持其索赔理由的各种证据。没有证据，或证据不足，索赔是不能成立的。在工程过程中常见的索赔证据有：

• 招标文件。合同文本及附件，其他的各种签约(备忘录，修正案等)，业主认可的原工程实施计划，各种工程图样(包括图样修改指令)、技术规范等。它们作为索赔理由方面的证据，在索赔报告中可直接引用。

• 来往信件。如业主的变更指令、各种认可信、通知、对承包商问题的答复信等。这里要注意，商讨性的和意向性的信件通常不能作为变更指令或合同变更。

• 各种会谈纪要。在标前会议和开标前的澄清会议上，业主对承包商问题的书面答复，或双方签署的会谈纪要；在合同实施过程中，业主、监理工程师和各承包商定期或不定期会商作出决议或决定。它们可作为合同的补充。但会谈纪要须经各方签署才有法律效力。

• 施工进度计划和实际施工进度记录。包括总进度计划，开工后业主和监理工程师批准的详细的进度计划，每月进度修改计划，实际施工进度记录，月进度报表等。这里对索赔有重大影响的不仅是工程的施工顺序、各工序的持续时间，而且劳动力、管理人员、施工机械设备、现场设施的安排计划和实际情况、材料的采购订货、运输、使用计划和实际情况等。它们都是工程变更索赔的证据。

• 施工现场的工程文件。如施工记录、施工备忘录、施工日报、工长或检查员的工作日记、监理工程师填写的施工记录和各种签证等。

• 工程照片。照片作为证据最清楚且直观。照片应注明日期。索赔中常用的有，表示工程进度的照片、隐蔽工程覆盖前的照片、业主责任造成返工的照片、业主责任造成工程损坏的照片等。

• 气候报告。如果遇到恶劣的天气，应作记录，并请监理工程师签证。

• 工程检查验收报告和各种技术鉴定报告。如地基承载力试验报告，隐蔽工程验收报告，材料试验报告，材料、设备开箱验收报告，工程验收报告等。它们能证明承包商的工程质量。

• 工程中送停电、送停水、道路开通和封闭的记录和证明。它们应由监理工程师签证。

• 建筑材料的采购、订货、运输、进场、使用方面的凭据。

• 官方的物价指数、工资指数、中央银行的外汇比价等公布材料。

• 各种会计核算资料。它们作为计算基础的证明。因为索赔以赔偿实际损失为原则，所以实际会计资料决定索赔值的大小。在索赔值计算中要用到的会计资料有：工资单、工资报表、各种收付款原始凭证、总分类账、管理费用报表、工程成本报表等。

• 国家法律、法令、政策文件。如因工资、税增加，提出索赔，索赔报告中只需引用文号、条款号即可，而在索赔报告后附上复印件。