库存材料是指公司(部门)在日常经营活动过程中将要消耗的材料或物料,及以备出售的商品.

在编制年度决算报告前要进行全面清查外,在年度中间还要分不同情况,对材料进行清查盘点,重点抽查或定期清查.当保管人员工作变动时,也要进行盘点,并据以办理交接手续.

库存材料清查采用实地盘点的方式,由资产管理部门会同财务部与材料管理人员共同进行,通过点数,过磅等实地盘点方法确定实存数量.在确定材料实际结存数量的同时,还应查明造成材料短缺,积压等方面的原因.

库存材料清查的结果,应编制"库存材料盘点报告表","库存材料盘点报告表"要详细列明各种材料的账面数,实存数,盘盈盘亏的数量和金额以及盘盈盘亏的原因.经审批后交财务部进行账务处理.

库存材料的自然损耗,应根据本公司(部门)的具体情况规定一个合理的损耗范围.对超规定的损耗部分,则应根据具体情况进行不同的处理,若超定额损耗的材料可查出有关责任人,则应由责任人负责赔偿,属于保险责任范围内的,应向保险公司索赔.

行政单位库存材料虽然较少，但要根据工作需要设专职或兼职人员管理，每年至少清点一次。如发生盘亏、盘盈，应当查明原因，作为增加或减少当期支出的会计处理。

购入、有偿调入的库存材料，分别以购价、调拨价及其运杂费入账。材料采购、运输过程中的差旅费等不计入材料价格，直接作为有关支出处理。出库材料可以根据其实际情况，采用先进先出法或加权平均法确定其成本。

行政单位库存材料的核算，可通过“库存材料”账户。本账户属于资产类账户，其借方登记入库材料的实际成本，贷方登记发出材料的实际成本，期末借方余额表示库存材料的实际成本。年终借方余额结转下年。该账户按材料的类别、品种等有关项目设置明细账，进行明细分类核算，并根据材料入库、出库单逐笔登记。

下面举例说明行政单位库存材料的核算。

【例】某行政单位发生以下业务：

1.某行政单位以转账支票支付购买备用的修理材料计15 000元，并以现金支付差旅费260元，材料验收入库。根据有关凭证编制会计分录如下：

借：库存材料——甲材料 15 000

贷：银行存款 15 000

借：经费支出——公务费 260

贷：现金 260

2.某行政单位修理设备领用材料价值5 000元，根据有关凭证编制会计分录如下：

借：经费支出——公务费 5 000

贷：库存材料——甲材料 5 000

3.某月对库存进行盘点时，发现甲材料盘盈600元，报经单位领导批准，作为增加库存材料减少当期经费支出处理。根据有关凭证编制会计分录如下：

借：库存材料——甲材料 600

贷：经费支出——公务费 600

4.盘点时发现库存材料乙材料短缺500元，报经单位领导批准，作为减少库存材料、增加当期支出处理。根据有关凭证编制会计分录如下：

借：经费支出——公务费 500

贷：库存材料——乙材料 500