能力是人们顺利完成某种活动所必备的个性心理特征。任何一种活动都要求参与者具备一定的能力，而且能力直接影响着活动的效率。

例如，搞外交工作，要具有灵活而敏捷的思维、较好的语言表达、较强的记忆等能力；从事管理工作，要具备一定的组织、交际、宣传说服等能力。只有在能力上足以胜任工作，才能取得良好的工作绩效。否则，工作就不能顺利进行。

能力和知识是有区别的。知识是人类经验的总结和概括；能力是一个人比较稳定的个性心理特征，它表现在人们掌握知识和技能的难易、快慢、深浅、巩固程度以及应用知识解决实际问题等方面。一般来说，能力的形成和发展远较知识的获得要慢。

能力和知识又是密切联系着的。一方面，能力是在掌握知识的过程中形成和发展的，离开了学习和训练，任何能力都不可能发展；另一方面，掌握知识又必须以一定的能力为前提，能力是掌握知识的内在条件和可能性。但是，能力与知识的发展并不是完全一致的。在不同的人身上可能具有相等的知识，但他们的能力不一定是相等水平的；而具有同样水平能力的人也不一定有同等水平的知识。

1、一般能力和特殊能力

一般能力是在很多基本活动中表现出来的能力，它适用于广泛的活动范围。例如，观察力、记忆力、注意力、想象力、抽象思维能力等等。在西方心理学中把一般能力称为“智力”。特殊能力是表现在某些专业活动中的能力，它只适用于某种狭窄的活动范围。例如，节奏感受能力、色彩鉴别能力、计算能力、飞行能力等等。

2、基本能力和综合能力

基本能力是指某些单因素能力，即主要通过大脑某一种功能完成的心理活动中表现出来的能力。例如，感知、记忆、思维、肌肉运动等能力。综合能力是由许多基本能力分工合作下完成的活动中表现出来的能力。例如，数学能力、音乐能力、管理能力等等，这些都是由某些基本能力结合而成的综合能力。

能力是个性心理特征之一，不同的人在能力方面是存在差异的，其差异一般表现在以下几个方面：

1、能力类型的差异

每个人所具有的能力都不仅仅是一种，而是多方面的。对于一个人来说，在他所具有的多种能力中，总有相对来说较强的能力，也有一般的能力和较差的能力，即每个人的能力都是多种能力以特定的结构结合在一起的。由于不同人的能力结构不同，因而能力在类型上便形成差异。如果进一步分析，每一种能力也有类型的差别。如记忆能力，有的人属于视觉型，即视觉识记效果较好；有的人属于听觉型，即听觉识记效果较好；有的人则属于运动型，即有动作参加时识记效果较好等等。

由于能力类型的差异，因而人们在实践活动中处理和解决问题的方式方法常常各不相同，虽然完成的是相同的任务，但往往是通过不同能力的综合来实现的。例如，两个管理者都很好地完成了管理工作，都表现出了良好的组织能力，但甲可能是通过综合个人的技术能力、人际交往能力和演说能力从而较好地实施了管理；乙可能是通过综合调查的能力、分析的能力和正确决策的能力，从而圆满地完成了管理任务。

2、能力水平的差异

能力水平的差异，是指人与人之间各种能力的发展程度不同，所具有的水平不同。例如，正常的人均具有记忆能力，但人与人之间的记忆力强度不同；正常的人也都有思维能力，但思维的广度和深度也不同。在心理学的研究中，有人把能力水平的差异分为四个等级。

1、能力低下

轻者只能从事一些较简单的活动，重者即为白痴，丧失活动能力，甚至连生活也不能自理。

2、能力一般

即所谓“中庸之才”，有一定的专长，但是只限于一般地完成活动。

3、才能

即具有较高水平的某种专长，具有一定的创造力，能较好地完成活动。

4、天才

即具有高水平的专长，善于在活动中进行创造性思维，取得突出而优异的活动成果，达到常人难以达到的程度和水平。据调查，能力水平在人群中的分布是：能力低下者和天才极少，能力一般者占绝大多数，才能者较少。

人们的能力表现在时间上是存在差异的。有些人在童年时期就表现出某些方面的优异能力，即所谓的“早熟”。例如，我国唐初的王勃，10岁能赋，少年时写了著名的《滕王阁序》。但也有些人的才能一直到很晚才表现出来，这就是所谓的“大器晚成”。例如，我国画家齐白石40岁才表现出他的绘画才能；达尔文在50多岁时才开始有研究成果，写出名著《物种起源》一书。造成这种现象的原因是多方面的，可能是由于这些人在早期没有学习或表现自己能力的机会；也可能是早期智力平常，但经过长期的勤奋努力，能力有了明显的提高。

另外，人们能力表现的方式也存在着差异。有些人所具有的某方面能力很容易表现出来，很容易为别人所了解；相反，有些人虽然具有某方面能力，但在他们从事这类活动之前，人们较难发现。造成这种情况的原因主要是人的气质和性格，一般来说，外向型的人所具有的能力较易被人发现；内向型的人所具有的能力则较难被人发现。

合理用人，从古至今都是成事的关键，也历来是管理的重要原则之一。作为现代管理者来说，这一点更为重要。现代管理特别强调：“只有无能的管理，没有无用的人才。”一个管理者只有根据职工的能力状况做到量才为用，才能把职工的作用最大限度地发挥出来，从而提高管理效率。具体来说，管理者在使用人时，应注意以下原则：

1、能职一致原则

每一种工作都对从事该工作的人的能力水平具有一定的要求，管理者在安排人员时，应尽量使职工本身所具有的能力与实际工作的要求相一致，这就是能职一致原则。在现实中，一个人所具有的能力如果低于实际工作所要求的水平，这个人会表现出无法胜任，给工作带来影响。但一个人所具有的能力水平如果高于实际工作的能力要求时，不仅浪费人才，而且本人不满足现状，因而工作效果也不佳。

美国心理学家布兰查特(Blanchard)曾举过一个例子说明这个问题。美国建立第一个农业大工厂时，需要雇佣一批保安人员，由于当时劳动力过剩，工厂规定雇佣保安人员的最低标准为高中毕业生，并具有三年警察或工厂警卫的经验。但按这个标准雇佣的保安人员工作后，感到所从事的工作(只检查进门的证件)单调、乏味，表示无法容忍，因而对工作漠不关心，不负责任，而且离职率很高。后来工厂雇佣只受过四五年初等教育的人来担任这个工作，他们对工作满意，责任心强，缺勤率和离职率都很低，保卫工作做得很出色。这说明，人的能力低于或高于工作的要求时，都会影响工作的效果，只有二者达到一致，才能最有效地发挥人的作用。当然，在我们社会主义国家，我们应该教育职工服从社会的需要，能力偏低的人应通过刻苦勤奋来弥补自己能力的不足，努力做好工作；能力偏高的人，应该顾大局、识大体，做好本职工作。但是，作为管理者，在可能的情况下，应尽量使职工的能力与工作要求相一致，这样才能做到人尽其才。

2、能职优化组合原则

人的能力是多方面的，而且有着类型的差别。在使用人时，应该从人的“强项”出发，实现工作与长处的结合，使其较强的能力充分发挥出来，这就是能职优化组合原则。在用人时扬长避短，这是人所共知的道理，但在实际管理中做到这一点并非易事。因为人有所长，必有所短，而且常常是优点越突出缺点也越明显。

在现实中，有些管理者由于不能容其短，因而就难以展其长。或者由于被某些“反映”或“舆论”所左右，宁肯使用平庸而没有争议的人，也不敢起用有争议而才华突出的人。实际上，十全十美的人在世界上是没有的。鲁迅曾说：倘要完全的书，天下可读的书，怕要绝无；倘要完全的人，天下配活的人也就有限。美国管理学家杜拉克在《有效的经营者》一书中写到：“倘要所用的人没有短处，其结果至多是一个平平凡凡的组织。所谓‘样样皆是，必然一无是处，才干越高的人，其缺点往往越明显。’……一位经营者如果仅能见人之短而不能用人之长，从而刻意挑其短而非着眼于展其长，则这样的经营者本身就是一位弱者。”他还特别举了林肯在南北战争中任命嗜酒贪杯的格兰特将军为总司令的事例。林肯知道喝酒可能误事，但他更知道格兰特是难得的帅才，所以他容忍了他的缺点而委以重任，事实证明，格兰特将军的受命，使南北战争出现了转折点。因此，作为管理者，应善于发现和发挥人的长处，尽力使每个职工所从事的工作，都是最能发挥其较强能力的工作。

3、能力互补原则

在组建群体时，考虑成员间能力上的搭配与协调，使之在工作过程中能够配合默契，相互补充，这就是能力互补原则。坚持这一原则应考虑两方面的问题。

一是人的能力是有类型差异的，而要圆满完成群体工作任务，实现组织目标，往往需要各种能力类型的人，因此，在组建工作群体时应考虑到各种能力类型的搭配与互补。群体成员应具有各不相同的特长，整个群体应尽可能具有各方面的专门人才，这样才能在具体工作中取长补短、相互配合，保证工作任务顺利完成。

二是实际工作是分层次的，有管理与被管理、领导与被领导之分，有职责分工和级别的差异，而不同的工作对人能力水平的要求也不同。因此，在组建群体时应考虑到这种差异，尽可能使成员的能力有高低层次之分，按梯次结构搭配。这样，虽然单个人的能力可能并不很强，但群体内耗小，因而群体的整体力量却可以很大。在现实中，有些管理者认为，人才越多越有利于组织发展，所以，总是千方百计聚集人才。但是，如果人才超过了实际工作的需要，常常会适得其反。在一个群体中，成员的能力水平都很高，往往不如能力水平有层次更有利于相互配合、协调与互补。

总之，在群体中，只有能力类型齐全，能力水平有层次，才最有利于整体功能的发挥。