本来意义上的文书是指“文章”和“书籍”。随着工业化进程、社会分工协作体系深化，企业内外的“文件”与“信函”也归入“文书”范畴，并成为文书管理的主体内容。

　　从“文书”的形态上看，原本的“文书”主要指“写有文字与符号的纸质书类”；随着科技进步，文书的载体和记载的内容，不再限于纸类或更原始的载体，不再限于文字与符号。有了胶卷、照片、录音带、录像带和光盘；有了声音、画面与图像。

　　所以，对“文书”概念的理解，只能从它的机能上去把握。我们可以把“企业经营活动的信息传递与信息保存的载体”，统称为“文书”。它有两层涵义，一是，记载企业经营活动信息的载体；二是，记载的信息能够跨越时间和空间异地传递与保存。

　　对所有经手文件都需要进行分类整理，不需要的文书应予以废除。分类的方法很多，可以根据经手文书的内容进行选择。

　　1、人名分类法

　　人名分类法，就是按“姓名”进行分类。这种分类多用于来往信件、人事关系文书等等。其实，人名分类法不仅限于人名，还有“地名”、“公司名”、企业内部的“部科名称”，以及与这些名称或称谓相联系的“字母分类法”，“代码分类法”等等。

　　所有称谓都可以用“拼音字母”或者“英文字母”的顺序进行排列，以便查找。代码分类就是把所有称谓转化成“数字代码”，然后按代码顺序进行排序。

　　2、主题分类法

　　主题分类法，就是按一个个专题进行分类，诸如财会、营销、生产、科技、法律、教育等专题；或者政治机构，社会团体，各类协会，咨询单位，教培中心等等。当然还可以细分各类专题，根据行政事务或行政办公人员所从事的工作内容决定。

　　3、形式分类法

　　形式分类法，就是按文书的形式进行分类，诸如按信件、公文、摘要、手迹、批文、调研报告、契约、协议等各种形式进行分类。

　　4、旧期分类法

　　日期分类法，就是按文书发生的日期，或者按文书处理的日期进行分类。可以按年、按月、按日进行分类。

　　5、事项分类法

　　事项分类法，就是按一件事情进行分类，即从事情发生到结束，所有往来处理的文件，都归在一类中。譬如一项调查，从收集资料，访谈交涉，到出调研报告，所有文书都集中起来，归于一类。再如诉讼、公关、策划、工程项目等等，都可以一事一议，归在单个类别中。