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该如何解决团队效率低沟通难的问题?

渥兹华斯 2016年07月25日
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Jayne 2016年07月25日

团队工作效力低、沟通难说明身为领导的你缺乏横向领导能力。那么该如何构建横向领导力呢?主要的方法有五个:目标整理术、思考整理术、计划修正术、激励管理术、反馈的艺术。

一、目标整理术:把团队拧成一股绳

为何你给出的目标不管用?一般有三个原因:无法激励人们的士气、无助于衡量成功、没有提供当前的方向。美好的愿景是一个团队前进的基石。没有目的的工作是一种惩罚,所以一个团队出现问题,往往是因为没有一个清晰的目标。所以,你需要制定一个能够激励和指导你的目标。一个优秀的目标应符合四个标准: 

1、鼓励你付出更大的努力

2、有助于对成功进行衡量、对你付出的努力进行评估

3、鼓励你从现在开始努力

4、保证你的日常工作有助于实现你想要获得的最终结果

同时,你需要制定三个时间段的目标:

1、鼓舞人心的长远目标

2、本身具有价值的中期目标

3、一些可以即刻着手去实现的短期目标

良好的目标应该是名词,而不是形容词。听上去有价值的目标可能无法提供方向感。如果你的目标是取得完美或一流的结果,那么这种目标不会给你任何指导。

那么,如何建立一个好的目标呢?要想让你的努力发挥作用,你所追求的不同目标,应该是层层递进的,而不该相互矛盾。你在各个阶段付出的努力应该积累起来,它们应该具有相同的方向。同时,你应该邀请团队成员,共同制定出一组能够指引和激励团队的目标。因为,共同制定目标的方式,可以极大降低团队工作目标相互抵触的风险。怎样才能努力改善团队的目标呢?可以结合“数据、分析、方向、行动”四个步骤来分析:

1、寻求数据:找出当前愿景背后的理念

2、提供数据和分析:把你自己的想法说出来

3、提供方向:把笼统的目标变成实实在在的目的 

4、提供下一步行动:提出具体的建议 

二、思考整理术:找到解决问题的方法

有时你有清晰的目标,但是不知如何实现。可能你选择了一种方法,但却无法实现你的目标。在这种情况下,你就需要在第二个工作要素“思考”上下功夫了。为了实现更好的团队合作效果,你需要找出问题所在。因为分析是解决问题的关键一步,你应该寻找能够促成改变的原因。为了实现更好的思考并给出好的解决方案,也可以分为四个步骤: 

1、数据:实际情况或问题

2、分析:导致目前情况的原因

3、方向:解决这些问题的一个或多个一般方法

4、行动:实现某个方法的具体步骤或计划

人们往往会被惯性思维、传统思维禁锢了想法。为了应对这种问题,可以将思考分为三部分:产生想法、评估想法、作出决定。先产生想法再评估的好处之一在于,这样更容易得到新颖的想法。如果把产生想法作为一个单独的步骤,我们就更容易放松限制,想出各种各样的备选方案,用于接下来的评估。我们在进行头脑风暴时,更容易抑制住判断的冲动,因为我们知道后面还有机会进行评估。

三、计划修正术:修正计划,趋于完美

思考是没有止境的。学习新知识和学习如何做事是完全不同的概念。思考要靠行动来提供新的数据,行动需要不断依靠新的思考来修改方向。所以,你不能等到计划雕琢得非常完美时才开始行动。推迟行动最大的问题绝非是错过好时机,推迟行动会影响工作效率。所以,你需要尽早行动、立刻行动,因为计划永远不可能达到完美状态。我们的目标并不是高质量的计划,而是高质量的工作!但是,一旦开始工作,几乎所有人都不再考虑如何改善工作方式。而且,人们不习惯在工作过程中改变方法。因为,和停下来规划新的方案相比,遵循原有的方案看上去更加容易。在某些组织中,命令取代了人们的思考,甚至取代了常识。你无法改变过去,但是你可以从中汲取教训。我们常常没有做到为了未来学习,让过去的事情就这么过去了。开始工作并不意味着计划停止了。二者应该是相互促进的关系。你可以按照“准备→行动→总结”的顺序工作,不断重复这个循环,你会发现,每次总结都会产生新的信息。我们在沟通工作方式、决策方式的思考上以及改善合作方式的研究上,花费的时间越多,得到的回报就越大。

四、激励管理术:让团队成员保持专注

 每个人都有自己的高峰期和低谷期。如何让团队成员长期保持专注,并投入热情,也是需要一定的技巧的。有时候你对工作缺乏热情,可能是因为你对工作的理解限制了你的努力程度。好多人会说:“我不想把我的人生浪费在这种事情上”、“这份工作无法发挥我的才能”、“我做的事情一点也不重要”。但是,抱怨对改变问题和现状没有一点帮助。或许,你应该改变自己对工作的一些看法:

1、改变思维方式,循序渐进的实现目标

2、寻找机会,充分发挥你的能力

3、花时间为集体作出更多贡献,即使这并不是你的分内工作 

4、将无人问津的工作当成你的工作

同时,在团队分工时,对任务的分配,你可以采取更好的分配标准:

1、将任务分配给能够完成任务的最小群体 

2、将工作交给胜任这项工作的、级别最低的员工处理

3、给每个人分配他能胜任的最重要的任务

那么,如何更好的带人?如何营造努力工作的氛围?如何让大家对工作更加投入?你应该以提问的方式来引导他人,而不是直接告诉应该怎么做。如果你邀请别人向你提供建议,他们就会觉得自己受到了赏识和尊重。同时,你应该在他人的建议中寻找闪光点:

1、花时间询问别人的意见是值得的 

2、寻求建议会让你看上去更有能力 

3、征求意见很容易被理解成授权,不要让他们控制你

4、判断出哪些方案好,那些档案不好 

五、反馈的艺术:提升团队的工作效率

我们能够取得的成绩,取决于我们对资源的使用是否充分。当你想要改善自己提供反馈的能力,你首先要明确自己的目标。你可能想提出“建设性批评”,不过,建设性和破坏性之间的区别并不是问题的本质,真正值得商榷的是批评本身。 好多情况下,一个团队的人越多,就越难建立起顺畅的上行、下达和横向反馈通道。为什么会出现这种情况?一些“毫无根据”的假设让我们不愿意互相帮助:

1、我们来这儿不是为了互相奉承

2、只有弱者才需要表扬 

3、有能力的人不需要别人来告诉他如何工作

4、指导是上级对下级做的事情

Teamo 2016年07月25日

好大的一个问题啊!!

个人观点是保持小团队模式,尽量以扁平化的模式来执行项目,参考“比萨饼”原理,即一个team的人数,为用餐不超过一张披萨饼切成7块的上限。

Jerryer 2017年09月11日

少开大会,多做小范围沟通,少微信聊,多当面沟通,沟通完毕都要发邮件来做结论备忘,不断提醒进度,不断监视结果。

m_maestro 2017年09月19日

企业和团队的大小规模不谈,直接讲方法的都是耍流氓